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Que faut-il préparer avant le premier jour ?
Une arrivée se prépare deux semaines avant. C'est le délai pour commander un ordinateur, le recevoir et le configurer sans courir. La veille, tout doit être prêt : la nouvelle recrue allume son ordinateur, se connecte une fois, et retrouve ses outils.
| Quand | Ce qu'il faut faire |
|---|---|
| 15 jours avant | Commander l'ordinateur et ses accessoires (écran, casque, chargeur), ou en sortir un du stock |
| 1 semaine avant | Créer le compte Microsoft 365 ou Google Workspace, l'adresse mail, et l'ajouter au bon groupe d'accès |
| La veille | Installer les logiciels du métier, vérifier les accès aux outils (messagerie, CRM, logiciel de paie, dossiers partagés), préparer la double authentification |
| Le premier jour | Remettre l'ordinateur, activer la double authentification avec la personne, lui montrer à qui demander de l'aide |
| La première semaine | Vérifier qu'il ne manque aucun accès, et noter dans l'inventaire qui a quel matériel |
Quand rien n'est prêt, le coût se voit surtout du côté de la nouvelle recrue. Une journée sans ordinateur ou sans accès, c'est une journée de salaire payée pour attendre, et une première impression ratée. Côté équipe, la personne qui s'en charge (souvent l'office manager ou la RH) passe plusieurs heures à commander, relancer et créer les comptes un par un dans chaque outil.
Que faut-il couper le jour d'un départ ?
Un départ se traite le dernier jour, à l'heure où la personne s'en va. Plus tôt, elle ne peut plus finir son travail. Plus tard, elle garde l'accès à vos mails, vos fichiers et vos clients. La CNIL demande d'ailleurs de supprimer les accès d'une personne dès la fin de son contrat (CNIL, Gérer les habilitations).
| Quoi | Ce qu'il faut faire |
|---|---|
| Compte principal (Microsoft 365, Google Workspace) | Le bloquer, puis renvoyer les nouveaux mails vers un collègue |
| Mails et fichiers | Les transférer au manager ou au remplaçant avant de supprimer le compte |
| Autres outils (CRM, paie, comptabilité, messagerie d'équipe) | Fermer chaque compte, un par un |
| Licences | Les récupérer pour la prochaine arrivée, ou les résilier |
| Ordinateur et téléphone | Les récupérer, puis les bloquer et les effacer à distance s'ils ne reviennent pas |
| Mots de passe partagés (Wi-Fi, comptes communs, coffre-fort de mots de passe) | Changer ceux que la personne connaissait |
| Accès physiques | Récupérer le badge et les clés |
Le risque d'un départ mal fait est double. La sécurité d'abord : un ancien salarié qui garde son accès au CRM ou au Drive peut emporter vos fichiers clients, même sans mauvaise intention, et un ordinateur jamais rendu contient encore vos données. Le coût ensuite : chaque licence oubliée continue d'être facturée tous les mois, pour quelqu'un qui n'est plus là, et le matériel qui ne revient pas doit être racheté.
Combien de temps cela prend-il ?
Tout dépend de la façon dont votre informatique est réglée. Pour une PME qui accueille et voit partir l'équivalent de 15 % de son effectif chaque année, nous estimons le temps passé ainsi :
| Par an | 50 postes | 100 postes | 150 postes |
|---|---|---|---|
| Arrivées par an (15 % de l'effectif) | 8 | 15 | 23 |
| Départs par an (autant) | 8 | 15 | 23 |
| Sans réglage : 3 h par arrivée, 1 h par départ, une journée perdue par recrue | 90 h | 165 h | 250 h |
| Avec le bon réglage : 20 minutes par arrivée, 10 par départ | 4 h | 8 h | 12 h |
Sans réglage, chaque arrivée se refait à la main : un compte à créer dans chaque outil, un ordinateur à installer logiciel par logiciel, des accès oubliés qu'on découvre au fil de la semaine. Pour une entreprise de 100 salariés, cela fait près de cinq semaines de travail par an, perdues entre l'équipe qui prépare et les recrues qui attendent.
Quel réglage mettre en place ?
Le bon réglage repose sur une idée simple : on ne donne pas des accès à une personne, on la range dans un groupe, et le groupe porte les accès.
Des groupes d'accès par métier. Un groupe « Commercial » donne le CRM, les dossiers de l'équipe commerciale et ses canaux de discussion. Un groupe « Finance » donne le logiciel de comptabilité et les dossiers financiers. À l'arrivée, on ajoute la personne à son groupe, et tous ses accès s'ouvrent d'un coup. Au départ, on la retire, et tout se ferme. Ces groupes se créent dans votre annuaire, Microsoft Entra ID ou Google Workspace, et se branchent sur vos autres outils par l'authentification unique (le « SSO » : un seul identifiant pour tous les outils).
Des ordinateurs configurés à distance. Un outil de gestion des appareils (un « MDM », pour mobile device management) installe sur chaque ordinateur les logiciels et les réglages de son groupe : le commercial reçoit son CRM, le comptable son logiciel de comptabilité, et tous le chiffrement du disque et les mises à jour. L'ordinateur peut être envoyé neuf, dans son carton : il se configure seul à la première connexion. Le jour du départ, le même outil le bloque et l'efface à distance.
Une vérification régulière des accès. Même bien réglés, les accès dérivent : un droit donné pour un projet et jamais retiré, un compte créé hors des groupes, une licence attribuée à personne. Une revue mensuelle repère les comptes inactifs, les licences inutilisées et les droits qui ne correspondent plus au poste. La CNIL recommande une revue au moins une fois par an (CNIL, Gérer les habilitations).
Qui s'en charge quand on n'a pas d'informaticien ?
Dans une PME sans informaticien, les arrivées et les départs reviennent souvent à l'office manager ou à la RH, qui crée les comptes dans les outils qu'elle connaît et oublie ceux qu'elle ne voit pas. Le prestataire informatique, quand il y en a un, ne s'en charge pas toujours : sur plus de 900 infogérants franciliens analysés par Vauban, moins de la moitié (43,5 %) proposent ce service. Chez les autres, il reste à votre charge (le détail dans notre article sur les prix).
Les arrivées et départs avec Vauban
Chez Vauban, les arrivées et les départs font partie du forfait Arrivées et départs, à 25€ par poste et par mois, Helpdesk compris. L'ordinateur est prêt à l'emploi dès le premier jour, puis bloqué et effacé à distance le dernier. Les comptes sont ouverts le premier jour, fermés le dernier, et les licences récupérées. Vous gardez à tout moment la liste à jour de qui a accès à quoi dans vos outils. Nous mettons en place les groupes d'accès, la configuration des ordinateurs et la revue des accès, branchés sur votre logiciel RH : une arrivée saisie côté RH déclenche la préparation du poste et des comptes.
Pour voir la différence, le premier mois est offert : nous gérons vos prochaines arrivées sans rien vous facturer. Demandez-le ici.
