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Faut-il vraiment changer de prestataire ?
On change de prestataire quand le service déçoit ou quand le prix ne suit plus. Deux questions le disent : la qualité du service que vous recevez, et le prix que vous payez pour l'obtenir.
La qualité de service d'abord. Mesurez le temps entre le moment où un salarié signale un problème et celui où quelqu'un s'en occupe. Les processus restent parfois lourds : il faut appeler, puis relancer pour qu'une demande avance. Regardez aussi si le prestataire vous alerte avant une panne, ou si les mêmes problèmes reviennent. Enfin, vérifiez la couverture de l'offre : votre forfait couvre-t-il ce dont vous avez besoin, ou seulement une partie ? Dans les grilles que nous avons relevées, la sauvegarde, la sécurité et les arrivées et départs de salariés sortent souvent du forfait.
Vient ensuite le prix. Les infogérants publient rarement leurs tarifs, et le forfait d'entrée, souvent autour de 30€ par poste, ne couvre qu'une partie du besoin : le reste se facture à côté (le détail dans notre article sur les prix). Pour savoir ce que vous payez, ramenez tout au coût annuel par poste, facturation à côté comprise.
| Critère | Ce qui doit vous alerter | Ce que vous pouvez exiger |
|---|---|---|
| Service : réactivité et proactivité | Des demandes à relancer, des pannes qui reviennent sans alerte avant | Un délai de prise en charge écrit au contrat, et un rapport régulier sur l'état de votre parc |
| Service : couverture de l'offre | Des besoins courants que le prestataire ne traite pas | La liste écrite de ce qui est compris |
| Prix : transparence | Un tarif que vous ne retrouvez nulle part par écrit | Un prix par poste et par mois, options comprises |
| Prix : forfait et facturation à côté | Des factures en plus presque chaque mois | La liste écrite de ce qui n'est pas compris |
Que vérifier dans son contrat avant de partir ?
La plupart des infogérants le savent : ce qui retient leurs prospects de changer, c'est la peur de la transition, parce que l'ancien prestataire tient les mails et les fichiers.
| Clause | Ce que vous cherchez | Ce qu'en a dit un tribunal |
|---|---|---|
| Durée d'engagement | La date de fin, et si elle est répartie sur plusieurs contrats | Un client engagé sur 36 mois, qui pensait avoir tout résilié par email, perd sa demande de remboursement de 26'002€ (TAE Paris, 2026) |
| Préavis et reconduction | Le délai et la date limite pour résilier | L'engagement le plus courant est de 12 mois, reconduits tacitement : une date manquée relance une année entière |
| Restitution des données | Le délai et le format dans lesquels tout vous est rendu | Sans clause, les données doivent être rendues immédiatement ; un cabinet comptable a dû aller en appel pour les récupérer (CA Paris, 2025) |
| Frais de sortie et réversibilité | Ce qui est facturé au départ, et à quel prix | Un juge a accepté qu'un prestataire garde données et identifiants jusqu'au paiement de 2'790€ de frais de migration (TAE Paris, 2025) |
Qui détient vos accès ?
Faites la liste de vos accès, et vérifiez à quel nom chacun est ouvert : il arrive que le prestataire ait créé les comptes et enregistré le nom de domaine à son nom. Si c'est difficile à faire vous-même, demandez cette liste à votre prestataire actuel, ou faites-la dresser par un autre : chez Vauban, elle fait partie de l'audit gratuit.
- le compte administrateur de Microsoft 365 ou de Google Workspace ;
- le nom de domaine, qui porte vos adresses mail ;
- le pare-feu, le Wi-Fi et l'accès à distance ;
- les serveurs, les licences et leurs clés ;
- les sauvegardes, et l'endroit où elles sont stockées.
Ces accès doivent vous appartenir, et votre contrat doit le dire. Sinon, un juge peut refuser d'obliger le prestataire à vous les rendre. C'est arrivé en 2025 : un client a réclamé en justice les mots de passe de son pare-feu et ses licences, et il a perdu, parce que rien dans son contrat ne les lui attribuait (TAE Nanterre, 2025).
Comment se passe la bascule ?
Une bascule bien menée commence par un audit de votre installation par le nouveau prestataire. Les nouveaux prestataires bien outillés, comme Vauban, le font vite et en entier : un appel de 20 minutes, puis un état des lieux écrit de tout votre parc, et un devis sous 24 h. Puis la résiliation part dans les formes, et le transfert du parc se fait pendant que l'ancien prestataire est encore sous contrat : le service continue.
Renseignez votre situation pour obtenir vos dates, ce que vous devez encore à votre prestataire actuel et la liste de ce qu'il faut récupérer.
Simulateur Votre changement de prestataire, en dates et en euros Sept questions, une minute. Rien n'est envoyé : le calcul se fait dans votre navigateur. Ouvrir le simulateurReplier le simulateurOu l'ouvrir en pleine page →
Reprise complète par le nouveau prestataire
Fin de votre contrat actuel, au plus tôt
Encore dû à votre prestataire actuel
Votre feuille de route
Le détail des étapes, date par date
Ce qu'il faut récupérer, outil par outil
| Étape | Quand | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| Relire le contrat | Avant tout | Engagement, préavis, restitution, frais de sortie |
| Audit | Dans la semaine | Un appel de 20 minutes, puis un état des lieux écrit de votre installation |
| Devis | Sous 24 h | Le prix et le périmètre, poste par poste |
| Résiliation | Selon le préavis | Envoyée sous la forme que prévoit chaque contrat concerné |
| Transfert | Un mois avant la fin du contrat | Matériel, accès, serveurs, logiciels, mails et fichiers |
| Reprise complète | 2 semaines plus tard | Le nouveau prestataire gère tout, l'ancien rend ce qui reste |
Combien coûte un changement ?
Le préavis se paie de toute façon : vous réglez votre prestataire actuel jusqu'à la fin du contrat, que vous partiez ou non. Le coût propre au changement, c'est le chevauchement, ces quelques semaines où les deux prestataires travaillent en même temps. Chez Vauban, il ne vous coûte rien : nous ne facturons ni la période de test ni le transfert. Restent les frais de sortie, quand votre contrat actuel en prévoit.
| Pour un forfait actuel de 30€ par poste | 50 postes | 100 postes | 150 postes |
|---|---|---|---|
| 3 mois de préavis, dus dans tous les cas | 4'500€ | 9'000€ | 13'500€ |
Pour un départ au milieu d'un engagement de 36 mois, le calcul est dans notre article sur les prix.
Le cas qui coûte le plus cher reste l'engagement long, surtout quand il est adossé à la location du matériel. En 2025, un client a dû 13'455€ d'indemnité au loueur après la résiliation de ses contrats d'impression, d'infogérance et de téléphonie (TAE Paris, 2025). Selon la date de fin de l'engagement, attendre quelques mois peut coûter moins cher que partir tout de suite.
Les erreurs qui coûtent cher
Résilier avant d'avoir copié ses sauvegardes. Certains contrats prévoient leur suppression le jour même du départ. En 2026, la cour d'appel de Paris a appliqué une clause qui annonçait une « suppression définitive, irrévocable et immédiate », avec 28 jours de rétention : le client n'a rien récupéré à temps (CA Paris, 2026).
Oublier qu'un contrat en cache plusieurs. Une étude notariale qui avait résilié sa ligne internet est restée tenue de ses contrats d'infogérance et d'antivirus, distincts (TJ Paris, 2024). Il fallait résilier chaque contrat à part, sous la forme qu'il prévoyait.
Compter sur une clause de réversibilité floue. Elle ne protège que si elle dit ce qui est remis, dans quel délai et à quel prix. Un tribunal a rappelé en 2026 qu'elle sert à organiser une transition limitée dans le temps, et le client qui refusait de la payer a été condamné à verser plus de 160'000€ (TAE Nanterre, 2026).
Changer de prestataire avec Vauban
Chez Vauban, la transition fait partie du service. Après un appel de 20 minutes, nous réalisons un audit gratuit de votre installation et vous remettons un état des lieux par écrit. Le devis suit sous 24 h. Nous récupérons ensuite nous-mêmes les accès, les mails et les fichiers auprès de votre ancien prestataire, puis nous reprenons la gestion complète de votre parc sous 2 semaines. Vos équipes continuent de travailler pendant ce temps, et une fois la bascule faite, chaque demande est prise en charge en 2 minutes, 24 h sur 24.
Notre support informatique externalisé commence par une période de test sans engagement, puis un préavis de 3 mois. Ni le test ni le transfert ne sont facturés : vous ne payez pas deux prestataires en même temps. Si vous partez un jour, nous ne bloquons rien : nous vous remettons les accès et la documentation de tout ce que nous avons fait, et nous transférons le tout au prestataire de votre choix.
Pour savoir où vous en êtes, commencez par l'audit gratuit : demandez-le ici.
